Anna Gaudencio

Introdução

Eu costumava dizer que amava acompanhar as novidades de tecnologia, mas devo confessar que, na velocidade atual desse setor, estou me sentindo sufocada. Todo dia surge um novo agente de IA, um novo recurso, uma nova ferramenta, e várias pessoas dizendo que abandonaram uma tecnologia por outra, ou que estou usando determinada ferramenta de forma errada, e por aí vai.

Mas então lembro que, longo desses anos, aprendi que o mais importante é fortalecer seu sistema de trabalho e organização — não necessariamente encontrar a ferramenta perfeita.

Apresentação

Oooi! Eu me chamo Anna, sou designer há mais de 10 anos e minha missão é criar espaços digitais inspiradores e com personalidade na internet. E de quebra... tentar tornar a internet um local aconchegante.

Hoje vou compartilhar com vocês não apenas as ferramentas de IA que tenho usado no dia a dia como freelancer, mas também um sistema de organização flexível que estou implementando para facilitar meu trabalho e minha rotina. Lembrando que isso NÃO é uma receita de bolo, só uma ideia de sistema, ok?

Mas porque um sistema primeiro?

Montar um sistema primeiro vai ajudar você a entender quais suas necessidades e as funcionalidades necessárias para atende-las. Entender o que está te travando e do que você precisa primeiro, entende? Eu mesma tenho vontade de experimentar tudo o que os influenciadores aqui no YouTube dizem usar, mas acabo perdendo tempo para descobrir que o que já usava resolvia uma necessidade específica.

Um sistema de organização é como uma caixa de ferramentas que você monta do seu jeito. Ele deve funcionar de acordo com seu ritmo, suas necessidades e sua forma de trabalhar. Ele deve:

Centralizar informações importante (ideias, tarefas, clientes, projetos).
Reduz o atrito de começar algo novo.
Dá visibilidade do que importa.

Meu sistema

Commonplace book, um lugar pra centralizar tudo;
Definir temas para focar as tarefas do dia a dia;
Um CRM minimo pra lidar com clientes;
Blocos de notas pra guarda ideias e rabiscos;
Ai generativa pra destravar ideias e coisas repetitivas;
Agente de IA para agilizar coisas operacionais básicas, mas deixando a lógica das coisas comigo.

Notion: meu Commonplace book

Atualmente o Notion é meu Commonplace book, mas essa lógica pode ser aplicada a qualquer outro bloco de notas ou plataforma de produtividade. O conceito de Commonplace book é super antigo, já falei sobre ele no vídeo X. Dizem que Jane Austen e Leonardo da Vinci são alguns dos famosos que usaram muitos deles. A lógica é basicamente ter um espaço para colocar tudo o que você pensa, lê, cria e quer ou precisa acessar depois. Tipo uma extensão do seu cérebro. Eu uso assim:

1. Agenda

Lidando com tarefas

Toda segunda eu reservo um tempinho pra olhar minhas metas que larguei, pendências e tarefas operacionais. Então, distribuo durante a semana. Atualmente estou testando um esqueminha, porque eu tendo muito a focar no operacional e esqueço que como empreendedora solo também preciso me comunicar e lidar com coisas administrativas. Então estipulei um tema por dia:

segunda: planejamento, estudo, marcar coisas e, se der tempo, operacional
terça: operacional de clientes
quarta: criação de conteúdo
quinta: operacional interno
sexta: pendências e revisão da semana.

Na página inicial eu coloco todas as tarefas e saio distribuindo. Uso a IA do Notion pra coletar todas as tarefas não foram deitas e listar pra mim por setor, isso já dá uma agilizada.

Também deixo um espaço pra encontrar notas de reunião rapidamente. O Notion agora tem uma função de ouvir reuniões e fazer um resumo dela, usei isso algumas vezes, mas ajuda de mais, porque posso focar na conversa, anotar uma coisinha ou outra, mas sei que no fim tá tudo registrado.

2. CRM

Taí uma sigla que aprendi a pouco tempo, mas colocou uma luz na forma com que lido com processo de clientes.

CRM é a sigla de Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente. É um sistema que ajuda a organizar e acompanhar todas as interações com clientes, desde o primeiro contato até o pós-projeto.

No meu caso, uso de forma bem simples para:

Registrar informações de contato e detalhes importantes sobre cada cliente
Acompanhar o status de propostas enviadas
Manter um histórico de projetos anteriores
Criar lembretes para follow-up

Mesmo sendo freelancer, ter um CRM me ajuda a não perder oportunidades e manter um relacionamento mais profissional com os clientes. Além disso, consigo identificar padrões que me ajudam a melhorar meus serviços e processos.

Tem vários softwares e aplicativos pra isso, mas eu uso o Notion, mais uma vez, o objetivo é deixar tudo em um lugar só.

Ah! esqueci de falar que, atualmente, só pago o plano de Notion Ai, pra mim é suficiente.

Mas voltando. Criei uma página pra isso com um CRM básico usando o processo inicial de atendimento e outro com base na minha metodologia de design.

3. Gerenciador de projetos

Eu também tenho projetos paralelos que estou começando a desenvolver, agora que além de criar as interfaces estou desenvolvendo também. E eles tem um espaço a parte, contendo:

Uma visão geral de projetos, onde posso ver o status e progresso de cada um
Uma visão por status, que me ajuda a priorizar e focar no que é mais importante no momento

Cada projeto tem suas próprias subpáginas com documentação, pesquisas, rascunhos e tarefas específicas. Isso me ajuda a manter tudo organizado e acessível quando preciso retomar alguma ideia.

4. Coisas de empreendedorismo

Em "Studio" tenho algumas páginas que me ajudam a manter o foco no que importa:

Home: Uma visão geral do negócio, com métricas importantes e links rápidos para projetos ativos
Gestão: Área dedicada ao controle financeiro, documentos importantes e processos administrativos
Aprendizado e Notas: Onde guardo referências, tutoriais e anotações de cursos que faço
Canal: onde escrevo os roteiros e ideias pra os vídeos desse canal
Oferta: Área onde organizo e gerencio os produtos e serviços que ofereço
Comunicação: Onde planejo e desenvolvo a estratégia de comunicação, incluindo blog posts, vídeos e conteúdo para redes sociais
Meu site: Área dedicada ao desenvolvimento e manutenção do meu site pessoal, incluindo atualizações de portfólio e blog

Cada seção tem suas próprias visualizações e automações simples que me ajudam a manter tudo organizado sem precisar dedicar muito tempo à gestão.

Não dispenso um caderninho

De tempos em tempos mudo para um bom e velho caderninho, acho que sou do tipo de pessoa que quando trava precisa mudar o olhar.

Usa IA como parceira estratégica (não só como ajudante de textos)

Isso de que a IA vai tirar o seu trabalho serve pra que se limita a operacional, ou seja, só executar tarefas repetitivas. E isso é umas das coisas que ela pode fazer bem por você. Agora pensar de forma estratégica e criativa de acordo com diversas realidades já não acredito que nenhuma IA pode fazer. Sabe porque? Por que só você pensa como você. Por mais treinada que uma IA seja, ela não viveu o que você viveu, nem aprendeu como você aprendeu. Ela pode até criar uma sinfonia mas nunca vai pensar como um músico a ponto de ligar sentimentos que estão além da lógica e da teoria matemática por traz de uma partitura.

Isso tudo é pra dizer que IA está aqui pra ser um grande parceiro estratégico da sua forma de ver e lidar com o mundo, incluindo as tarefas do dia a dia.